SES営業の歩き方

SES営業のざったなお話をチラホラしてます(´・ω・`)

個人でやるタスク管理概論

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仕事をしていると、色々な人から様々な作業依頼がきます。自分の仕事を管理してくれる管理者はいますが、細かいタスクの進捗管理は自分で行いますよね。

タスク管理が出来ていると、上司から「おい、この間頼んだあの仕事はどうなっている?」と言われてもスッと答えられます。新しい仕事を振られても、タスクが溢れているなら期限の調整ができます。

つまりタスク管理が出来る人になると、仕事が出来る人になるのです。今回はいいことだらけのタスク管理をしていなかった人に向けて、「俺もやってみよ!」と思ってもらえる記事を書きました。ぜひご覧ください。

タスク管理の重要性

そもそもタスク管理ってなに?なんのためにやるの?と疑問を解決できるよう、記載しています。

タスク管理とは

TODOリストやタスクリストと言うように、基本的にはリスト化してやることを管理します。ツールを使用する場合、期限、内容、プロジェクト、ラベルなどの項目があります。

プロジェクト管理との違いは

プロジェクトは複数のタスクの固まりを指します。このブログでは個人で管理できる場合は、タスク管理と呼び、複数の人数で複数のタスク管理が必要なものをプロジェクト管理と呼んでいます。

タスク管理の目標と目的

タスク管理の目標は生産性の向上です。抱えているタスクの分析や整理をしやすくし、より成果も出しやすくなるのです。

「抱えている仕事」と「消化したタスク」の2つの見える化が目的です。この見える化ができると、下記の恩恵があります。

  • うっかり忘れなどを防ぐ、作業の失念防止
  • 納品物の提出遅れなどを防ぐ、作業納期の遅延防止
  • 上司に確認されても困らない、作業進捗の把握
  • タスクが溢れた出したときの、作業量や段取りの調整…など。

タスク管理を使うと・・

タスク管理に沿って行動を起こすだけなので、迷う時間を短縮できます。

またタスクの全量を可視化できるので、段取りよく進めることができます。1日のタスクが多いようならリスケしたり、少ないようなら前倒しで作業をしたり調整できますよね。

タスク管理を通して生産性が上がらないのは、うまく活用できていない証拠です。試行錯誤して自分に合ったやり方を見つけましょう。

タスク管理ツールのご紹介

TODOIST、Trello、WonderListなどが有名です。これらはPCやタブレット、スマホとデバイス問わず同期できるのがメリットです。

TODOIST

2007年に、スタートアップ企業Doistが製作した、タスク管理ツールです。圧倒的な軽さと柔軟な繰り返し機能が特徴です。Googleカレンダーだけにとどまらず、タイムトラッカーや様々なアプリとの連携機能もとても豊富です。

一番、印象的なのは消化タスク数をレポートティングしてくれる「カルマ」という機能があることです。他の製品でもありそうですが意外とないんですよね。もし他社製品であればぜひ教えてください!

ja.todoist.com

Trello

Fog Creek Software(フォグ・クリーク・ソフトウェア)が2011年に開発したアプリです。トヨタで有名なカンバン方を取り入れています。習慣化より、進捗管理やプロジェクト管理ツールとしておすすめです。

2014年にはTrello, Incとして独立し、2017年にAtlassianに買収されて、現在はAtlassianが運営しています。

※2018年9月25日に、Fog Creek社はGlitch(グリッチ)に社名変更しました

trello.com

wonderlist

2011年にベルリンのスタートアップ企業、6Wunderkinderが製作。2015年6月にマイクロソフトが買収しました。無料版でも個人タスク管理としては、柔軟な機能を備え活躍していました。

ただマイクロソフトの新タスク管理ツールに、移行させるためサービス終了を発表しています、2018年8月現在は使用可能です。

www.wunderlist.com

jooto

プレスリリース配信サービスを提供している、 株式会社PRTIMESの国産のカンバン方式のタスク管理ツールです。

Trelloと似ていますが、標準でガントチャートを使えるのが特徴的です。

www.jooto.com

タスク管理用語

タスク管理、TODOリストでよく出てくる単語をピックアップしました。

タスクとプロジェクト

タスクとは行動レベルに落とし込んだ「やること」です。プロジェクトはタスクの塊です。2つ以上のタスクで構成されるものを言います。

GTD

2001年にコンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱した、タスク管理手法の一つです。

getting things done(ゲッティング・シングス・ダン)の略で、直訳すると「物事を終わらせる」という意味です。

特徴として、「仕事は状況に応じて変わるから、全部計画するのって難しいよね」という前提に立ち、収集→処理→整理→見直し→実行のサイクルで回していきます。

日本で唯一のGTD公式ディストリビューターのラーニング・マスターズ株式会社によるセミナーも開催されています。

gtd-japan.jp

コンテキスト

直訳すると文脈という意味ですが、タスク管理においては「タスクを実行できる状況」を意味します。タスクの分け方の基準とも言えます。よくある例としては、職場や自宅などの場所で分けたり、朝・昼・晩などの時間帯で分けたりします。

ガントチャート

プロジェクト管理や生産管理で用いられる、工程管理表のひとつです。縦軸に項目をいれ、横軸に期間をいれる、横状に伸びる棒グラフです。

タスク管理実践編

タスク管理は手帳、アプリ、ハイブリッドの3パターンがあります。環境が許すなら断然アプリがオススメです。その中でも上記で紹介したTODOISTの機能に則って活用術をご紹介します。

TODOISTのメリット

  • 自動で同期してくれるので複数デバイスでの管理が楽
  • カルマという機能があり、一日の処理タスク数が簡単にわかる
  • デザインがシンプルで、アプリの動作がとても軽快

この3つが主なオススメポイントです。

ラベルの分け方

コンテキストをどうするか?という話なのですが、個人的には時間帯別に分けることが一番しっくりきました。起床時、通勤中などのラベルを作ると、その時間帯に今日やらなきゃいけないことがどのくらいあるのか把握できます。

私の場合は、平日と休日で一日の流れが違うので、それぞれの時間帯別ラベルを用意しています。

まとめ

以上、タスク管理概論でした。この短い記事を読むだけでも、なんとなくは理解は深まったと思います。

タスク管理は誰でも場所を問わず簡単にできる手法です。まずは少しずつでも始めてみてはいかがでしょうか。

詳細はがっつり省いていますので、次のステップに行かれる方はぜひ、色々調べてみてください。それでは!