水商売からIT企業にいった人のラクガキ

SES営業のざったなお話をチラホラしてます。

個人でやるタスク管理概論

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仕事をしていると、色々な人から様々な作業依頼がきます。自分の仕事を管理してくれる管理者はいますが、細かいタスクの進捗管理は自分で行いますよね。

タスク管理が出来ていると、上司から「おい、この間頼んだあの仕事はどうなっている?」と言われてもスッと答えられます。新しい仕事を振られても、タスクが溢れているなら期限の調整ができます。 
つまりタスク管理が出来る人になると、仕事が出来る人になるのです。
今回はそんないいことだらけのタスク管理をあまりしていなかった人に対して、「俺もやってみよ!」と思ってもらえる記事を書きました。ぜひご覧ください。

タスク管理の重要性

そもそもタスク管理ってなに?なんのためにやるの?と疑問を解決できるよう、記載しています。

タスク管理とは

TODOリストやタスクリストと言うように、基本的にはリスト化してやることを管理します。ツールを使用する場合、期限、内容、プロジェクト、ラベルなどの項目があります。

プロジェクト管理との違いは

そもそもプロジェクトは複数のタスクの固まりを指します。このブログでは個人で管理できる場合は、タスク管理と呼び、複数の人数で複数のタスク管理が必要なものをプロジェクト管理と呼んでいます。

タスク管理の目標と目的

タスク管理の目標は生産性の向上です。抱えているタスクの分析や整理をしやすくし、より成果も出しやすくなるのです。

そこでタスク管理には2つの目的があります。「抱えている仕事」と「消化したタスク」の見える化です。この2つの見える化ができると、下記のような恩恵があるのです。

  • うっかり忘れなどを防ぐ、作業の失念防止
  • 納品物の提出遅れなどを防ぐ、作業納期の遅延防止
  • 上司に確認されても困らない、作業進捗の把握
  • タスクが溢れた出したときの、作業量や段取りの調整…など。

タスク管理ツールのご紹介

TODOIST、Trello、WonderListなどが有名です。これらはPCやタブレット、スマホとデバイス問わず、同期できるのがメリットです。

TODOIST

2007年に、スタートアップ企業Doistが製作した、タスク管理ツールです。圧倒的な軽さと柔軟な繰り返し機能が特徴です。Googleカレンダーだけにとどまらず、タイムトラッカーや様々なアプリとの連携機能もとても豊富です。

【基本編】スケジュール・タスク管理の大黒柱。万能ツールTodoistの使い方を徹底解説!

Trello

Fog Creek Software(フォグ・クリーク・ソフトウェア)が2011年に開発したアプリです。トヨタで有名なカンバン方を取り入れています。習慣化より、進捗管理やプロジェクト管理ツールとしておすすめです。

※2018年9月25日に、Fog Creek社はGlitch(グリッチ)に社名変更しました

無料&日本語化!「Trello」でタスク管理がラクになる!使い方・始め方を解説します | SELECK [セレック]

wonderlist

2011年にベルリンのスタートアップ企業、6Wunderkinderが製作。2015年6月にマイクロソフトが買収しました。無料版でも個人タスク管理としては、柔軟な機能を備え活躍していました。

ただマイクロソフトの新タスク管理ツールに、移行させるためサービス終了を発表しています、2018年8月現在は使用可能です。

Wunderlist | To-do リスト、リマインダー、タスク管理 - App of the Year!

タスク管理用語

タスク管理、TODOリストでよく出てくる単語をピックアップしました。

タスクとプロジェクト

タスクとは行動レベルに落とし込んだ「やること」です。プロジェクトはタスクの塊です。2つ以上のタスクで構成されるものを言います。

GTD

2001年にコンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱した、タスク管理手法の一つです。getting things done の略で、直訳すると「物事を終わらせる」という意味です。

特徴として、「仕事は状況に応じて変わるから、全部計画するのって難しいよね」という前提に立ち、収集→処理→整理→見直し→実行のサイクルで回していきます。

コンテキスト

直訳すると文脈という意味ですが、タスク管理においては「タスクを実行できる状況」を意味します。タスクの分け方の基準とも言えます。よくある例としては、職場や自宅などの場所で分けたり、朝・昼・晩などの時間帯で分けたりします。

ガントチャート

プロジェクト管理や生産管理で用いられる、工程管理表のひとつです。縦軸に項目をいれ、横軸に期間をいれる、横状に伸びる棒グラフです。

タスク管理実践編

タスク管理は手帳、アプリ、ハイブリッドの3パターンがあります。環境が許すなら断然アプリがオススメです。その中でも上記で紹介したTODOISTの機能に則って活用術をご紹介します。

TODOISTのメリット

  • 自動で同期してくれるので複数デバイスでの管理が楽
  • カルマという機能があり、一日の処理タスク数が簡単にわかる
  • デザインがシンプルで、アプリの動作がとても軽快

この3つが主なオススメポイントです。

ラベルの分け方

コンテキストをどうするか?という話なのですが、個人的には時間帯別に分けることが一番しっくりきました。起床時、通勤中などのラベルを作ると、その時間帯に今日やらなきゃいけないことがどのくらいあるのか把握できます。

私の場合は、平日と休日で一日の流れが違うので、それぞれの時間帯別ラベルを用意しています。

以上、タスク管理概論でした。この短い記事を読むだけでも、なんとなくは理解は深まったと思います。詳細はがっつり省いていますので、次のステップに行かれる方はぜひ、色々調べてみてください。それでは!