水商売からIT企業にいった人のラクガキ

SES営業のざったなお話をチラホラしてます。

超簡単!メールを早く打つ3つのコツ!!

メールの早い打ち方を覚えよう

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SES営業は仕事の5割以上がメールや書類作成など、文章をつくるお仕事です。ビジネスメールをきちんと早く打てるだけで、評価も成果もグッと変わります。

文章には人が出ます。営業歴に関わらずゆるい人はゆるいです。しっかりした人はしっかりした文章になります。

またメールはエビデンスになるので、漏れのない情報を記載しておくことで、言った言わないを防げます。

SES新入社員の皆さんはぜひご覧ください。

①ユーザー辞書を使い倒す!

文字は出来る限り打たないようにしましょう。一字一句入力するほど、馬鹿らしいことはありません。

ユーザー辞書によく使う一文を、1000個登録するだけでスピードは、ガラッと変わります。

そもそもユーザ辞書とは?

いわゆる単語登録機能のことです。スマホにもPCにもデフォルトで搭載されています。

この機能を使うことで、少ない文字入力で、30文字程度ならカンタンに入力できるようになるのです。

デメリットは、各デバイスに自動同期してくれるものがないこと。

もう一つは、あくまで単語登録機能なので、改行を踏まえた登録ができないことです。

例えば

「ありがとうございます。」の11文字を「あり」と登録するだけで、9文字の短縮になります。

「お世話になっております、株式会社○○の△△です。」20文字以上の文章も、「おせわ」と3文字で入力できるようになります。

上記のように、どんどん登録すれば、ボリュームある文章も簡単に書けますよね。ぜひ試してみて下さい。

②文章構成はCCからパクる

文章は常にオリジナルということはありません。決まり文句や常套句があり、同じようなやりとりの繰り返しです。

シチュエーションや、相手との立場、関係性によってバリエーションは増えていきます。

どれほどバリエーションが増えたとしても、基本は同じ型なので、ちょっとのアレンジで応用はいくらでも効きますよね。

例えば目上や目下の違いで、言い回しが変わるように、性別が違っても伝え方は変わります。

ぱっと見、百万通りの伝え方が必要に見えても源流は限られてるので、難しくありません。

自分の中でパターンを沢山ストックして、うまく引き出せればOKです。ぜひ意識してみてはいかがでしょうか。

 ③受領メールは即レス

受領メールなどの反射神経で返せるメールと、他社様に依頼や詳細な情報などを添えなくてはいけない、考えることが必要なメールと2種類あります。

受領メールなどは出先でも、すぐ返せるので溜め込まずに即レスしましょう。熟考が必要なものは、落ち着いた環境でやるべきなので印をつけるかフィルタリングなどで分かるようにするとオススメです。

まずは受領メールなどすぐ返せるメールは、その場で返す。これがポイントです。

 

以上、メールはちゃんと返そうね、そのためにあれとこれとそれを頑張ろうね、というお話でした。それでは!